備品管理 使い方ガイド

蒼翔祭の前日・当日に備品の貸し借りや確認を行う人向けの案内です。技術的な用語は使わず、現場での動き方だけをまとめています。

対象者

• 学祭委員（教室での貸出立会い、テント等の巡回確認を行う人）

• 参加団体の担当者（備品を借りて使う人）

道具

• ハンディ端末：現場で学生証タッチ・QRコード読み取りに使う端末。物理ボタンは左「戻る」、中央「表示切替」、右「決定」の3つ

• 管理用画面（Sho-Room）：備品の登録・割当を行うためのPC/スマホ画面。現場に立つ人はほぼ使わない

1. ログイン

ハンディ端末に学生証をタッチすると、学祭委員名簿と照合してログインします。学生証の学籍番号だけでなく、登録済みのカードIDmも照合します。成功するとDiscordに一時的な通知が届きます（15分で自動削除）。通知が来なくても、端末が使える状態ならログイン自体は成功しています。

2. 団体への通常貸出（前日・教室）

通常の団体貸出は、団体QRを起点とする貸出セッション方式で行います。団体QRの平文には団体ID（Organizations.idのUUID）が入っています。署名や有効期限はなく、真正性検証も行いません。この設計ではQR写真の使い回し等で別団体のセッションを開始できる可能性がありますが、セッション開始にはログイン済みの学祭委員のFZ-N1が必要なため、実害は限定的と判断します。

1. 教室に学祭委員が待機する

2. 参加団体の担当者が来たら、学祭委員がオンラインのFZ-N1で団体QRコードを読み取り、貸出セッションを開始する

3. 対象団体の当年度の確定済み割当リストがFZ-N1へ事前保存されたことを確認する

4. 学祭委員がログイン済みの端末を担当者に手渡す

5. 担当者が持ち出す備品のQRコードを1つずつ読み取る。オンライン時はサーバー、オフライン時は端末に保存した割当リストで照合する

6. 指定外の備品を読むと警告が出て、持ち出し扱いにならない。オフライン中の結果も端末に保存し、通信復旧後に自動同期する

7. 読み取り終えたら担当者は備品を持ち出し、端末を学祭委員へ返却する

8. 未送信の操作を同期した後、学祭委員がセッションを終了する。一致して読み取った備品は貸出中になり、読み取られなかった割当済み備品は貸出中にならない

セッション中は貸出スキャン画面以外へ移動できず、設定、ログアウト、個別スキャン、一括操作は使えません。参加団体の担当者自身のログインやWeb画面操作は発生しません。

一括操作（例外処理）

FZ-N1の「一括操作」は通常の団体貸出には使いません。指定外備品の救済など、個別スキャンや貸出セッションでは処理できない例外に限って使用します。

「学園祭実行委員」DiscordロールにはEQUIPMENT_VIEWが付与されるため、通常の団体貸出セッションと備品閲覧を利用できます。一括操作には別途EQUIPMENT_BULK_OPERATIONが必要で、このビットを持つ学祭委員だけにメニューが表示されます。通常の貸出を一括操作で代替することはできません。

3. 設置場所での二重確認

団体が備品を設置場所へ運び終えた後、学祭委員（備品担当）が各設置場所を巡回します。

1. 学祭委員またはその場の担当者が、FZ-N1で備品QRを1つずつ読み取る

2. 配置が確認できた備品を配置完了として確定する

3. source=placement-confirmationとして同期し、実際に端末を操作した人を記録する。学祭委員が操作した場合はSTAFF、参加団体の担当者が操作した場合はORG_REPRESENTATIVEとする

二重確認は貸出セッションを再開せず、通信できない場合も端末へ保存してオンライン復帰後に同期します。

4. 返却

返却時に参加団体が行うセルフスキャンはありません。返却関連の作業は学祭委員・備品担当が行います。

テント等のレンタル業者（スパイス）との回収タイミング交渉結果に応じてパターンAまたはパターンBを選びます。交渉結果は2026/09/11までに確定し、期限までに回答がない場合はパターンBを当日の既定とします。詳しい分岐は概要仕様書の「返却運用の保留事項（D-02〜D-05）」を確認してください。

5. 個別の備品確認・状態変更

貸し借りと関係なく、備品を1点ずつ確認・変更したい場合の手順です。

1. 端末で対象備品のQRを読み取る

2. 種類・現在の状態・所在などが表示される

3. 状態変更が必要なら、用意された選択肢（正常・要修理・破損・紛失など）から選ぶ。自由記述はしない

4. 保存する。オフラインでも保存でき、通信復旧後に自動同期される

6. トラブル対応

ログインできない：学生証のタッチを確認 → 学祭委員名簿への登録有無とカードIDmの登録を名簿管理担当者へ確認 → 解決しなければ管理チームへ連絡

団体QRで貸出が始まらない：QRが対象団体のものか確認 → 端末が学祭委員としてログイン済みか確認 → 解決しなければ管理チームへ連絡（QR自体の再発行はBot管理チームの担当で、現場での作り直しはできない）

QRが読み取れない：QR・カメラレンズの汚れを確認 → 反射を避けて再試行 → 解決しなければSho-Roomで備品を検索し管理チームへ確認依頼（手入力での無理な処理進行はできない仕様）

通信エラー：オンラインで開始した貸出セッションは、端末内の割当リストを使って備品スキャンを続けられます。作業内容は端末に保存され、復旧後に自動同期されます。二重反映等が起きた場合は管理チームが後から調整します

Discord通知が届かない：端末側の操作自体は完了していることが多い。まず端末の操作結果を確認してから、必要なら管理チームへ連絡

7. よくある質問

Q. 備品を紛失した

A. 管理チームへ連絡。Sho-Roomで状態を「紛失」に変更し記録する。

Q. 同じ備品を2企画が同時に使いたがっている

A. 同時貸出はできない。返却・使用順を現場で調整する。

Q. 対象外の備品を誤って読み取った

A. 警告が出て持ち出し扱いにならないので、正しい備品を読み取り直す。

Q. ラベルが剥がれた

A. Sho-Roomから再発行できる。学祭委員に相談する。

8. 連絡先

システムの使い方・不具合は管理チームへDiscordで連絡する。