備品管理システム 仕様書（概要）
1. システムの目的
会津大学学園祭（蒼翔祭）の備品管理を効率化し、誰が・いつ・どこに・何を貸し出したか をリアルタイムで把握できるシステムです。
2. 使用する機器
主な操作端末: FZ-N1（ハンディ端末）
- 現場で備品のQRコードをスキャンして貸出・返却を行う
- NFCカード（学生証）をかざしてログイン
- 物理ボタン: 画面下部に3つの物理ボタン搭載
- A1ボタン（左）: キャンセル・いいえ
- A2ボタン（中央）: 使用しない
- A3ボタン（右）: 確認・はい
管理用: Webブラウザ（Sho-Room）
- パソコンやスマートフォンから利用
- 備品の登録・編集・削除
- 在庫状況の確認
- ラベル印刷
3. できること
FZ-N1（現場用）
-
ログイン
- 学生証をかざすだけでログイン
- 初回のみDiscordで送られる6桁の番号を入力
-
備品の貸出
- 出展許可証のQRコードをスキャン
- 団体に割り当てられた備品をまとめて貸出
-
備品の返却
- 出展許可証のQRコードをスキャン
- 団体の備品をまとめて返却
-
個別スキャン
- 備品1つずつのQRコードをスキャン
- 状態確認や個別の貸出・返却
Webブラウザ（管理者用）
-
備品管理
- 備品の新規登録・編集・削除
- 備品情報の検索（名前、種類、状態で検索）
- ラベル印刷（QRコード付き）
-
在庫確認
- 場所ごとの在庫状況を確認
- 貸出中・在庫中・要対応の備品を一覧表示
-
履歴確認
- 誰がいつ貸し出したか
- 誰がいつ返却したか
-
データ管理
- Googleスプレッドシートへのエクスポート
- スプレッドシートからのインポート
4. 備品の状態
備品は常に以下のいずれかの状態です：
| 状態 | 意味 |
|---|---|
| 在庫 | 倉庫にあり、貸出可能 |
| 貸出中 | 誰かが使用中 |
| 返却済 | 返却された |
| 破損状況 | 意味 |
|---|---|
| 正常 | 問題なく使える |
| 要修理 | 壊れているが修理可能 |
| 修理中 | 現在修理中 |
| 破損 | 壊れて使えない |
| 紛失 | なくなった |
| 廃棄 | 処分済み |
5. 利用の流れ
初回ログイン（FZ-N1）
手順:
- FZ-N1に学生証をタッチ
- 初回の場合、Discordのメッセージを確認
- 届いた6桁の番号を入力
- 登録完了（次回からは学生証タッチだけでOK）
団体への一括貸出（FZ-N1）
手順:
- 団体の出展許可証QRコードをスキャン
- 画面に団体名と備品リストが表示される
- 内容を確認して物理ボタンで操作
- A1ボタン（左）: キャンセル
- A3ボタン（右）: 実行
- 貸出完了
団体の一括返却（FZ-N1）
手順:
- 団体の出展許可証QRコードをスキャン
- 画面に団体名と備品リストが表示される
- 内容を確認して物理ボタンで操作
- A1ボタン（左）: キャンセル
- A3ボタン（右）: 返却
- 返却完了
備品の個別操作（FZ-N1）
手順:
- 備品のQRコードをスキャン
- 備品情報（名前、状態など）が表示される
- 必要に応じて状態を変更
- 保存
備品の登録（Web）
手順:
- Webブラウザでログイン
- 備品管理画面で「新規登録」
- 備品名、種類、保管場所などを入力
- 保存後、ラベルを印刷
- ラベルを備品に貼る
6. 権限について
システムには4つの権限があります：
| 権限 | できること |
|---|---|
| 一般スタッフ | 貸出・返却・閲覧 |
| 部門管理者 | 上記 + 備品の登録・編集、データ管理 |
| システム管理者 | Sho-Room全体の管理（備品関連の特別権限なし） |
| 最高管理者 | すべての操作（備品削除、システムリセットなど） |
7. 画面イメージ
FZ-N1: ログイン画面
┌─────────────────────────┐
│ │
│ 学生証をタッチ │
│ してください │
│ │
│ [学生証アイコン] │
│ │
└─────────────────────────┘
FZ-N1: OTP入力画面（初回のみ）
┌─────────────────────────┐
│ワンタイムパスワード入力: 123456 ← │
├─────────────────────────┤
│ [ 1 ] [ 2 ] [ 3 ] │
│ [ 4 ] [ 5 ] [ 6 ] │
│ [ 7 ] [ 8 ] [ 9 ] │
│ [ C ] [ 0 ] [ 確認 ] │
└─────────────────────────┘
FZ-N1: 一括貸出確認画面
┌─────────────────────────┐
│ 展示ブース A │
├─────────────────────────┤
│ [概要] [詳細] │
├─────────────────────────┤
│ 長机: 4 │
│ 椅子: 10 │
│ プロジェクター: 1 │
├─────────────────────────┤
│ [いいえ] [はい] │ ← A1とA3の物理ボタンに対応
└─────────────────────────┘
FZ-N1: 一括返却確認画面
┌─────────────────────────┐
│ 展示ブース A │
├─────────────────────────┤
│ [概要] [詳細] │
├─────────────────────────┤
│ 長机: 4 │
│ 椅子: 10 │
│ プロジェクター: 1 │
├─────────────────────────┤
│ [いいえ] [はい] │ ← A1とA3の物理ボタンに対応
└─────────────────────────┘
Web: 備品一覧画面
| Display ID | 種別 | 状態 | 現在地 | 使用団体 |
|---|---|---|---|---|
| DESK-001 | 長机 | 貸出中 | 講義棟 | 展示ブース A |
| CHAIR-001 | 椅子 | 在庫 | M1 | - |
| WB-001 | ホワイトボード | 在庫 | M1 | - |
Web: 在庫状況画面
| 場所 | 総数 | 在庫 | 貸出中 | 要対応 |
|---|---|---|---|---|
| M1 | 500 | 320 | 178 | 2 |
| 講義棟 | 300 | 50 | 248 | 2 |
| 体育館 | 200 | 180 | 20 | 0 |
8. データのバックアップ
通常時
- 自動的にクラウド(Cloudflare)に保存されます
- 手動でGoogleスプレッドシートにエクスポート可能
学祭期間中（前日〜翌日）
- 5分ごとに大学のサーバーに自動バックアップ
- 万が一インターネットが切れても大学内で確認可能
9. トラブル時の対応
ログインできない
- 学生証を正しくタッチしているか確認
- 初回の場合、Discordのメッセージを確認
- それでもダメなら管理者に連絡
QRコードが読み取れない
- 汚れていないか確認
- 光の反射がないか確認
- それでもダメなら手動で備品IDを入力
ネットワークエラー
- FZ-N1はオフラインでも動作します
- 操作内容は端末に保存されます
- ネットワーク復旧後、自動的に同期されます
10. 用語集
| 用語 | 意味 |
|---|---|
| 蒼翔祭 | 会津大学学園祭の正式名称 |
| 学祭委員 | 学園祭実行委員会のメンバー |
| FZ-N1 | 現場で使うハンディ端末（Panasonic製） |
| Sho-Room | 学祭委員が使う統合管理ツール（本システムはその一部） |
| 出展許可証 | 団体に発行されるQRコード付きの許可証 |
| OTP | 初回登録時の6桁ワンタイムパスワード（30分で失効） |
| Display ID | 備品の識別番号（例: DESK-001） |
| UUID | システム内部で使う一意の識別子 |
11. よくある質問
Q1. 備品を紛失したらどうすればいいですか？
A. Webから備品を検索し、状態を「紛失」に変更してください。備考欄に詳細を記入してください。
Q2. 同じ備品を複数の団体が使いたい場合は？
A. 先に貸し出した団体の返却後、次の団体に貸し出してください。同時貸出はできません。
Q3. 備品が壊れていることに気づいたら？
A. すぐに状態を「破損」または「要修理」に変更し、備考欄に詳細を記入してください。
Q4. ラベルが剥がれてしまったら？
A. Webから該当の備品を検索し、ラベルを再印刷してください。
Q5. 学祭終了後のデータはどうなりますか？
A. 最高管理者が「年度更新」を実行すると、すべての備品が「在庫」状態にリセットされ、元の場所に戻ります。履歴はアーカイブされます。
12. サポート連絡先
システムに関する質問やトラブルは、管理チームにDiscordでお問い合わせください。
エラーログは自動的に管理チームに送信されます。